¶ О законе
Работу с онлайн-кассами регулирует 54-ФЗ — закон «О применении ККТ при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Согласно ему, онлайн-касса должна передавать фискальные документы в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Под 54-ФЗ попадает практически весь бизнес.
¶ Основные положения
- Контрольно-кассовая техника (ККТ) должна не только печатать чеки, но и отправлять их в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Данные передаются онлайн, допускается задержка максимум на 30 дней.
- По требованиям 54-ФЗ без онлайн-касс могут работать самозанятые, продавцы бумажных газет и журналов, мастера по ремонту обуви — список «исключений» большой. Кто освобожден от использования кассы.
- В онлайн-кассах по 54-ФЗ должны быть установлены фискальные накопители. Информацию на них не получится стереть или откорректировать. По окончании срока эксплуатации ФН (15 или 36 месяцев) его нужно заменить. Их можно менять самостоятельно или через СЦ. Модель фискального накопителя должна входить в реестр ФН на сайте налоговой.
- ККТ можно ставить на учет и снимать с учета онлайн через ОФД или личный кабинет на сайте ФНС. Нести кассовый аппарат в налоговую службу не нужно. На онлайн-кассу можно заключить договор на техническое обслуживание.
- Онлайн-касса должна уметь формировать электронные чеки. По значимости они приравниваются к бумажным. По требованию покупателя электронный чек отправляют на электронную почту или по смс. Но есть условие: покупатель должен сообщить эти данные до момента расчета.
- Бумажные и электронные чеки должны содержать обязательные реквизиты. Налоговая осуществляет контроль за информацией в чеках и штрафует за отсутствие нужных реквизитов. Полный перечень обязательных реквизитов в кассовом чеке.
¶ Как всё работает
- Покупатель любым удобным способом оплачивает покупку.
- Кассир пробивает чек и передает бумажный экземпляр покупателю. Параллельно ККТ формирует электронный чек и сохраняет его на фискальном накопителе (ФН).
- ФН подписывает чек индивидуальным фискальным признаком и отправляет его в ОФД. Касса передает в ОФД и другие фискальные данные: отчеты об открытии/закрытии смены и чеки коррекции.
- ОФД проверяет подлинность чека и отправляет в ККТ подтверждение о передаче данных оператору.
- Все полученные данные ОФД обрабатывает, формирует отчеты и отправляет в ФНС.
- Покупатель по номеру кассы и чека может проверить его подлинность на сайте ОФД. Если чек не найден или в нем указаны неверные данные — обратитесь в ФНС.
¶ О фискальных документах
Все документы, которые формирует онлайн-касса, это фискальные документы. Их особенность состоит в том, что они автоматически передаются с кассы в налоговую через оператора фискальных данных (Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ). Они могут создаваться в бумажном и в электронном виде. Электронные документы печатать и хранить не нужно — они будут храниться на фискальном накопителе и у оператора фискальных данных. При этом сам накопитель следует хранить в течение пяти лет после окончания его использования.
К фискальным документам относятся:
- отчет о регистрации ККТ и отчет об изменении параметров регистрации;
- отчет об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции;
- отчет о закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- отчет о текущем состоянии расчетов;
- подтверждение оператора;
- запросы, уведомления и квитанции по маркировке.
¶ Кассовый чек
Этот документ формируется с помощью онлайн-кассы согласно требованиям статьи 1.2 Закона 54-ФЗ. Когда покупатель оплачивает товар, продавец либо выдает бумажный чек, либо отправляет на email или по SMS электронный. Оба варианта считаются кассовым чеком. При этом электронный чек — полноценный кассовый документ, по которому можно оформить возврат, налоговый вычет и т.д. Он имеет ту же силу, что и напечатанный на бумаге. Отправка цифрового чека возможна, если клиент называет номер телефона или email до момента расчетов, в ином случае это противоречит 54-ФЗ.
¶ Кассовый чек коррекции
Его формируют, когда нужно скорректировать расчеты. Например, в следующих ситуациях:
- ошибка в чеке: завышенная стоимость, неверная позиция, не та ставка НДС, неверный способ оплаты и пр.;
- задвоение чека по операции: кассир пробил чек дважды на один расчет;
- неприменение ККТ: по ошибке, из-за поломки, отсутствия электричества и пр.;
- сбои в передаче данных: кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получил из-за сбоев в соединении.
Оформить чек коррекции можно в любой день — как в течение смены, в которой была допущена ошибка, так и в следующих. Чтобы не было штрафа, важно сделать это до того, как ошибку найдут инспекторы
¶ Отчеты об открытии и закрытии смены
Отчет об открытии формируется в начале каждой новой смены. Если начать работать без него, то касса не будет печатать чеки. В отчете будут указаны дата формирования, данные организации, версия ФФД, сведения о кассире, номер смены и пр.
Закрывается смена тоже специальным документом — отчетом о закрытии смены (z-отчетом). С его помощью налоговая получает данные о прошедшей смене: сколько чеков пробили, какова была сумма операций, сколько сформировано фискальных документов и сколько из них не получила ФНС и пр. Также в этом отчете можно увидеть, что пора менять фискальный накопитель. Соответствующая отметка появится, если занято больше 99% памяти или до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней.
Между формированием отчетов об открытии и закрытии должно пройти не больше 24 часов. Смена не может длиться больше суток, иначе касса перестанет пробивать чеки — такая функция зашита в фискальные накопители. Чтобы продолжать работу по истечении 24 часов, нужно закрыть смену и открыть новую. Формально закрыть смену можно и позже, если вы не будете проводить через кассу расчеты. Главное — не работайте без выдачи чеков.
¶ Отчет о текущем состоянии расчетов
Чтобы избежать путаницы, сразу обозначим, что отчет о текущем состоянии расчетов не равнозначен Х-отчету. В отчете содержатся данные о не переданных фискальных документах. Из него можно узнать, какие чеки не были отправлены ОФД и в какой момент произошел сбой. Вот какие данные в нем будут:
- номер, дата и время формирования первого непереданного чека;
- общее количество непереданных документов;
- суммы расчетов, данные о которых были переданы и не переданы;
- признак применения ККТ в режиме, который не предусматривает передачу фискальных документов в налоговую.
Если ОФД не получает данные больше 30 дней, касса блокируется. Поэтому формировать отчет о текущем состоянии расчетов следует хотя бы раз в две недели, чтобы контролировать процесс. Создать его можно в любой момент — даже в промежутке между закрытием и открытием смены.
¶ О нефискальных документах
Некоторые разновидности документов, которые выдаются при покупке, не являются фискальными и не интересуют налоговую
¶ Копия последнего чека
Повторная печать кассового чека, который продавец уже печатал на кассовом аппарате. Важно: это не ксерокопия, а именно повторная печать на ККМ. В отличие от оригинала, дубликат чека не проходит через фискальный регистратор, а информация об операции не передаётся в налоговую. Продавец, который по закону обязан применять ККМ, обязан выдавать покупателям оригиналы чеков. Если чек зажевало при выдаче, покупателю нужно выдать копию, чтобы у него на руках было доказательство приобретения товара
¶ X-отчет
Документ, содержащий информацию о кассовых операциях и суммах наличной и безналичной выручки с момента открытия кассовой смены. Отчет можно снимать в течение дня столько раз, сколько потребуется. Если к рабочему месту подключен банковский терминал, то вместе с кассовым отчетом распечатается сверка по операциям на банковском терминале
¶ Документ инкассации
Документ о выдаче или приеме наличности. Согласно требованиям ЦБ, движение наличности в кассе организации требует от ЮЛ оформления ПКО (это требования соблюдения кассовой дисциплины)
¶ Свободный документ
Документ с любой другой напечатанной инфрмацией через ККТ вне фискального документа. Её содержание, форма, размер зависит от Продавца и системы в которой он работает. Данные чеки ни как не регламентируются законом и не имеют требований к себе.
Например:
- товарный чек - документ, подтверждающий покупку конкретного товара у конкретного продавца. Как правило, товарный чек содержит информацию о продавце, название товара, дату продажи и цену изделия. Он также содержит подпись уполномоченного лица, подтверждающую факт покупки товара;
- эквайринговый чек - документ, который формируется с помощью терминала эквайринга. Он подтверждает, что с карты списалась нужная сумма при покупке. Один экземпляр — на руки покупателю, второй остается у продавца;
- чек билета - индетификатор услуги приобретенной клиентов в виде некого кода. Код обычно имеет формат QR или ШК